10 Fragen und Antworten für eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung
Laut Mieterbund ist jede 2. Betriebskostenabrechnung falsch. Meist geschieht dies durch Unwissenheit der Vermieter, da häufig die Betriebskostenabrechnungmit Excel oder anderen Programmen selbst angefertigt wird, jedoch hier keine Überprüfung seitens der Software erfolgt. Online-Lösungen wie eddi24 bieten derartige Plausibilisierungen, jedoch sind auch dort einige Dinge zu beachten.
Wir geben Ihnen die Antworten auf die wichtigsten Fragen.
1. Was bedeuten Betriebskostenabrechnung, Mietnebenkostenabrechnung und Co?
Die Begriffe "Betriebskostenabrechnung" und "Mietnebenkostenabrechnung" stellen den Oberbegriff für die Abrechnung aller Kosten zwischen Vermieter und Mieter dar, die nicht in der Kaltmiete enthalten sind.
Welche Kostenarten tatsächlich abgerechnet werden dürfen, werden in Wesentlichen durch den Gesetzgeber festgelegt.
Hier wird zunächst grundsätzlich unterschieden zwischen
- Heizkosten (alle Kosten die zur Erwärmung der Raumtemperatur und des Warmwassers anfallen)
- Nebenkosten (alle Kosten, die keine Heizkosten sind)
Demzufolge existieren die
Somit teilt sich eine "Mietnebenkostenabrechnung" immer in eine
- Heizkostenabrechnung
- Nebenkostenabrechnung
entsprechend den oben genannten Kostenarten auf.
2. Bis wann muss ich die Betriebskostenabrechnung meinen Mietern vorlegen?
Spätestens 1 Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes.
Wenn eine Abrechnung für den Zeitraum 01.01.2013 bis 31.12.2013 zu erstellen ist, müssen Ihre Mieter diese bis zum 31.12.2014 in den Händen halten.
Wenn Sie diesen Termin verpassen, können die Mieter Nachzahlungen ablehnen. Umgekehrt muss jedoch an den Mieter ein Guthaben gezahlt werden, wenn die Abrechnung dies ausweist. Somit zahlen Sie als Vermieter möglicherweise ein Teil der Kosten selbst.
Hintergrund: § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB
3. Wie lang darf der Abrechnungszeitraum sein?
Die Tages- und Monatsangaben des Abrechnungszeitraums sollten einmal festgelegt und dann für die Folgejahre beibehalten werden. Abweichungen von der Jahresdauer sind nur zulässig, um in einen neuen Abrechnungsturnus zu gelangen und sollten die Ausnahme bleiben. Insbesondere die Verlängerung des Abrechnungszeitraums über ein Jahr hinaus kann Ihre Betriebskostenabrechnung ungültig machen.
Der Beginn des Abrechnungszeitraumes spielt dabei keine Rolle. Es ist daher zulässig einen Zeitraum vom 01.02. bis zum 31.01. des Folgejahres abzurechnen. Unzulässig wäre ein Zeitraum vom 01.02. bis zum 30.06. des Folgejahres.
Der typische Abrechnungszeitraum ist jedoch der 01.01. bis zum 31.12. des gleichen Jahres. Die Jahresabrechnungen der Energieversorger entsprechen typischerweise ebenfalls diesem Zeitraum.
Lesen hier hierzu den detaillierten absatz Abrechnungsperiode oder Abrechnungszeitraum.
Hintergrund: § 556 Abs. 1 BGB
4. Was sind Betriebskosten?
Dies sind nach der Betriebskostenverordnung fortlaufende Kosten für den Vermieter, die durch die Nutzung des Vermietobjektes laufend entstehen.
Die Betriebskosten teilen sich auf in
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Abwasser
- Aufzug
- Strassenreinigung und Müll
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hausmeister
- SAT-Antenne und Internet
- Einrichtung der Wäschepflege
- Betrieb der zentralen Heizungsanlage
- Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
Darüber hinaus ist folgendes zu beachten: es darf nicht zu einer doppelten Abrechnung einer Leistung kommen, wenn sie in einer anderen enthalten ist, z.B. wenn der Hausmeister Gartenarbeiten oder Verwaltungsaufgaben übernimmt, jedoch Hausmeister und diese Arbeiten als Kostenposition einzeln abgerechnet werden.
5. Was sind keine Betriebskosten?
- Instandhaltungskosten
- Müll
Miete oder Anschaffung für Müllbehälter - Reparaturkosten
Hierzu zählen sowohl allgemeine Reparaturen bzw. Instandhaltung am Haus als auch in den Wohnungen der Mieter. - Verwaltungskosten
Kosten der Hausverwaltung, Telefon, Porto oder Gebühren für die Bank, Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft - Wartungskosten
Fahrstuhl, auch Vollwartungsverträge (da diese in der Regel Reparaturen enthalten, können bis zu 50% nicht auf den Mieter umgelegt werden) - Versicherungen
Hausrat-, Mietverlust-, Rechtschutzversicherung
Darüber hinaus ist folgendes zu beachten: Gewerblich vermietete Flächen müssen von bewohnten Flächen getrennt werden. Da Firmen naturgemäß höher Betriebskosten wie Wasser oder erhöhte Grundsteuer produzieren, dürfen diese nicht auf Mietwohnungen umgelegt werden.
6. Was sind Heizkosten?
Heizkosten sind alle Kosten zur Erwärmung der Raumtemperatur sowie des Warmwassers
7. Was sind keine Heizkosten bzw. sonstige Kosten? z.B.
- Instandhaltungskosten (Erhaltung und Verbesserung)
- Reparaturkosten der gemeinsamen Wärmeversorgungsanlage
- Notdienst
8. Was sind sonstige Kosten des Betriebes?
- Betriebsstrom für die gemeinsame Wärmeversorgungsanlage
- Wartungskosten für die gemeinsame Wärmeversorgungsanlage
- usw
9. Ab wann muss ich eine gesetzl. Heizkostenabrechnung erstellen?
Bei einem Haus mit mindestens drei Wohneinheiten ist dies immer der Fall.
Bei einem Haus mit zwei Wohneinheiten kann nur dann auf eine Heizkostenabrechnung gemäß Heizkostenverordnung verzichtet werden, wenn der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt. Andernfalls besteht auch bei einem Zweifamilienhaus die Anforderung einer Heizkostenabrechnung gemäß Heizkostenverordnung.
10. Muss ich eine Abrechnung erstellen, wenn ein Mieter auszieht?
Nein, es muss keine gesonderte Betriebskostenabrechnung erstellt werden.
Es gilt weiterhin der reguläre Abrechnungzeitraum. Der Mieter kann also nicht verlangen, "seine" Abrechnung früher zu bekommen.
Dies ist im Grund auch daher einsichtig, da die dazu notwendigen Betriebskosten für diesen speziellen Zeitraum gar nicht vorliegen, und somit eine korrekte Abrechnung nicht erstellt werdenn kann.
