Category Nebenkosten

Der Mehrwertsteuerausweis nach § 14 UStG in der Heiz- und Nebenkostenabrechnung

Einführung

Die üblichen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, die für private Mieter oder von privaten Vermietern erstellt werden, haben die Charakteristik eines Berechnungsnachweises und sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Dieser Sachverhalt ist im nicht gewerblichen Bereich unerheblich, da dort eine Abrechnung über die Bruttobeträge ohne Vorsteuerabzug erfolgt.

Rechnet jedoch ein gewerblicher Vermieter mit einem vorsteuerabzugsberechtigten Mieter ab, so muss die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen, um dem Mieter den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Dazu müssen neben den bisherigen Abrechnungsdaten noch die folgenden acht gesetzlich geforderten Merkmale enthalten sein:

Zusätzliche Merkmale zur Erfüllung der Anforderungen des § 14 UStG

  • Leistungsgeber und Leistungsempfänger
    Der Leistungsgeber (Vermieter/Verwalter) sowie der Leistungsempfänger (Mieter) ist mit vollständigem Namen und Anschrift zu nennen.
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
    Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters/Verwalters ist zu nennen.
  • Ausstellungsdatum
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss das Erstellungsdatum tragen.
  • Rechnungsnummer
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss eine fortlaufende, eindeutige Nummer tragen. Diese Nummer wird üblicherweise vom Vermieter/Verwalter vorgegeben.
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
    Die Auflistung der Grund- und Verbrauchskostenanteile sowie der Verteilschlüssel in der üblichen Nebenkostenabrechnung reichen aus, um diese Anforderung zu erfüllen.
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistung
    Als Zeitpunkt der Lieferung wird der Abrechnungszeitraum betrachtet, der ohnehin auf den üblichen Abrechnungen angegeben ist.
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
    Das Entgelt ist der Nettobetrag, d.h. der Gesamtbetrag ohne die Umsatzsteuer.
  • Steuersatz
    Der Steuersatz des Vermieters/Verwalters ist anzuwenden (Hauptleistung Miete, derzeit in der Regel 19%) .

Die Handhabung bei eddi24

Die Erstellung einer Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung mit korrektem Mehrwertsteuerausweis für gewerbliche Nutzer ist sehr einfach: Wählen Sie den betreffenden Mieter aus und nehmen Sie unter dem Reiter „Extras“ folgende Einstellungen vor:

Bild 1: Kennzeichnen eines Nutzers als gewerblich

Nachdem Sie das Häkchen „Gewerblich“ gesetzt haben, erscheint darunter ein Textfeld, in das Sie die Rechnungsnummer eingeben können. Diese Nummer erhalten Sie üblicherweise vom Vermieter oder Verwalter, in dessen Auftrag Sie die Abrechnung erstellen. Alternativ können Sie einen eigenen Nummernkreis für die von Ihnen erstellten Abrechnungen verwenden. Achten Sie bitte darauf, dass jeder gewerbliche Nutzer eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer erhält. In einer Liegenschaft können selbstverständlich gemischt gewerbliche und private Nutzer vorhanden sein.

Wichtig: Das Häkchen „Gewerblich“ darf nur dann gesetzt werden, wenn Vermieter und Mieter vorsteuerabzugsberechtigt sind. Andernfalls ergibt sich bei unterschiedlichen Steuersätzen in den zu verteilenden Kostenarten eine fehlerhafte Abrechnung.

Die zusätzlich noch benötigte Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der zu verwendende Mehrwertsteuersatz sind bei den Grunddaten des zugehörigen Verwalters einzutragen.

Bild 2: Vervollständigen der Verwalterangaben für eine Rechnungslegung gemäß § 14 UStG

Um eine korrekte Rechnung gemäß § 14 UStG zu erstellen, muss die Steuer-Nr. oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer eingetragen sein. Erfolgen beide Angaben, so wird die Steuer-Nr. auf der zugehörigen Einzelabrechnung gedruckt. Zusätzlich ist der in Ansatz zu bringende MwSt.-Satz in Prozent anzugeben. Üblicherweise ist dies der aktuelle Standard-Mehrwertsteuersatz (zur Zeit 19%).

Nach diesen Eingaben erzeugt das eddi24-Abrechnungsmodul für die als gewerblich gekennzeichneten Nutzer eine Einzelabrechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG genügt. Den gewerblichen Nutzern dient eine solche Einzelabrechnung gegenüber dem Finanzamt als Nachweis über den Vorsteuerabzug. Nicht gewerbliche Nutzer erhalten die Abrechnung nach wie vor in der bisher gewohnten Form.

Auf der Übersicht sind die Abschnitte für gewerbliche und nicht gewerbliche Nutzer ebenfalls unterschiedlich gestaltet. So kann der Vermieter oder Verwalter sofort erkennen, um welche Art Nutzer es sich handelt und hat alle relevanten Daten beider Ausprägungen im Blick.

Nachfolgend sehen Sie die Musterabrechnung mit Beteiligung eines gewerblichen Nutzers, die alle Anforderungen des § 14 UStG erfüllt.

Muster Heizkostenabrechnung Übersicht Gewerblich

Muster Heizkostenabrechnung Gewerblich

Wann besteht Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und wann nicht?

Die Nebenkosten übersteigen mancherorts die Miete. Für Vermieter und Mieter ist es gleichermaßen wichtig, die Nebenkosten richtig zu erfassen und korrekt im Rahmen der Nebenkostenabrechnung zu verteilen. Dazu haben die Parteien verschiedene Möglichkeiten.

1. Vereinbarung einer Warmmiete

Vielfach war die Vereinbarung einer Warmmiete üblich. Danach gelten sämtliche Nebenkosten als mit der Miete bezahlt. Der Vermieter trägt das Risiko von Verbrauchs- und Preissteigerungen. Im Hinblick auf die Vorgabe der Heizkostenverordnung, nach der zumindest die Heizkosten wenigstens zu 50 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen sind, wird die Warmmiete eher selten vereinbart.

Erlaubt ist die Warmmiete allerdings nach wie vor in Zweifamilienwohnhäusern oder Einfamilienhäusern mit Einliegerwohnung, in denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt. In diesen Fällen besteht keine Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

2. Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale

Nach § 556 II BGB können die Parteien bedingt vereinbaren, dass der Mieter die Nebenkosten unabhängig von seinem Energieverbrauch als Pauschale bezahlt. Aufgrund der Vorgabe der Heizkostenverordnung ist diese Variante auch nur bei der Nettokaltmiete oder einer Teilinklusivmiete zulässig oder in vom Vermieter selbst bewohnten Zweifamilienwohnhäusern erlaubt.

Der Mietvertrag sollte dann detailliert beschreiben, welche Positionen durch die Pauschale abgegolten werden und welche eventuell gesondert zu zahlen sind. Wegen der Geltung der Heizkostenverordnung muss auf jeden Fall der Heiz- und Warmwasseranteil zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden und kann insoweit nicht pauschal erfasst werden. Insoweit ist der Vermieter zur Nebenkostenabrechnung verpflichtet.

3. Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlungen

Üblicherweise vereinbaren die Parteien des Mietvertrages die Zahlung einer Kaltmiete in Verbindung mit einer Nebenkostenvorauszahlung. Dann zahlt der Mieter im Hinblick auf die voraussichtlich entstehende Nebenkostenlast eine monatliche Vorauszahlung. Der Vermieter richtet die Höhe der Vorauszahlungen an seinen Erfahrungswerten aus.

In diesem Falle sind beide Parteien jeweils daran interessiert, im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung festzustellen, ob der Mieter mit seinen Vorauszahlungen zu viel oder zu wenig bezahlt. Hat der Mieter zu wenig bezahlt, steht dem Vermieter eine Nachzahlung zu. Hat der Mieter zu viel bezahlt, muss der Vermieter den überzahlten Betrag erstatten. Der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung steht das Recht des Vermieters gegenüber, eine solche zu erstellen.

Vorauszahlungspflicht muss mietvertraglich vereinbart sein

Rechtsgrundlage zur Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlung ist § 556 BGB. Voraussetzung ist, dass der Mieter mietvertraglich zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet ist. Der Vermieter hat dazu zwei Möglichkeiten. Zum einen kann er die Nebenkosten im Detail im Mietvertrag auflisten. Ansonsten genügt der allgemeine Hinweis auf die Einbeziehung des § 2 Ziffer 1 – 16 Betriebskostenverordnung. Darüber hinaus kann er sonstige Nebenkosten im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV einzeln bezeichnen und auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist jedoch, dass auch diese Nebenkosten umlagefähig sind.

In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, regelmäßig die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und über die Vorauszahlungen des Mieters konkret abzurechnen.

Die Abrechnungspflicht besteht auch bei Leerständen. Der Vermieter darf Nebenkosten für leer stehende Wohnungen nicht auf die anderen Mieter umlegen. Die anfallenden Kosten trägt er selbst und muss leer stehende Flächen bei der Kostenverteilung so ansetzen, als würden sie benutzt.

Formalien beinhalten Risiken

Die Nebenkostenabrechnung bezieht sich regelmäßig auf einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter genau 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zugehen zu lassen. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er vom Mieter keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Die Erstellung einer formell und materiell rechtswirksamen Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Angelegenheit. Für den Vermieter ist es Arbeit ohne Gegenleistung. Schließlich verursacht der Mieter die Kosten, für den Vermieter sind sie durchlaufende Posten. Zugleich hat der Vermieter oft das Problem, dass er selbst die Abrechnungs- und Ausschlussfrist beachten muss, seinerseits aber auf die zuverlässige Abrechnung der Kostenträger angewiesen ist.

Über den Autor:

Dieser Beitrag wurde von Dennis Hundt verfasst. Als Immobilienkaufmann betreibt Dennis Hundt unter anderem die Portale Nebenkostenabrechnung.com und Mietrecht.org.