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Der Mehrwertsteuerausweis nach § 14 UStG in der Heiz- und Nebenkostenabrechnung

Einführung

Die üblichen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, die für private Mieter oder von privaten Vermietern erstellt werden, haben die Charakteristik eines Berechnungsnachweises und sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Dieser Sachverhalt ist im nicht gewerblichen Bereich unerheblich, da dort eine Abrechnung über die Bruttobeträge ohne Vorsteuerabzug erfolgt.

Rechnet jedoch ein gewerblicher Vermieter mit einem vorsteuerabzugsberechtigten Mieter ab, so muss die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen, um dem Mieter den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Dazu müssen neben den bisherigen Abrechnungsdaten noch die folgenden acht gesetzlich geforderten Merkmale enthalten sein:

Zusätzliche Merkmale zur Erfüllung der Anforderungen des § 14 UStG

  • Leistungsgeber und Leistungsempfänger
    Der Leistungsgeber (Vermieter/Verwalter) sowie der Leistungsempfänger (Mieter) ist mit vollständigem Namen und Anschrift zu nennen.
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
    Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters/Verwalters ist zu nennen.
  • Ausstellungsdatum
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss das Erstellungsdatum tragen.
  • Rechnungsnummer
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss eine fortlaufende, eindeutige Nummer tragen. Diese Nummer wird üblicherweise vom Vermieter/Verwalter vorgegeben.
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
    Die Auflistung der Grund- und Verbrauchskostenanteile sowie der Verteilschlüssel in der üblichen Nebenkostenabrechnung reichen aus, um diese Anforderung zu erfüllen.
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistung
    Als Zeitpunkt der Lieferung wird der Abrechnungszeitraum betrachtet, der ohnehin auf den üblichen Abrechnungen angegeben ist.
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
    Das Entgelt ist der Nettobetrag, d.h. der Gesamtbetrag ohne die Umsatzsteuer.
  • Steuersatz
    Der Steuersatz des Vermieters/Verwalters ist anzuwenden (Hauptleistung Miete, derzeit in der Regel 19%) .

Die Handhabung bei eddi24

Die Erstellung einer Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung mit korrektem Mehrwertsteuerausweis für gewerbliche Nutzer ist sehr einfach: Wählen Sie den betreffenden Mieter aus und nehmen Sie unter dem Reiter „Extras“ folgende Einstellungen vor:

Bild 1: Kennzeichnen eines Nutzers als gewerblich

Nachdem Sie das Häkchen „Gewerblich“ gesetzt haben, erscheint darunter ein Textfeld, in das Sie die Rechnungsnummer eingeben können. Diese Nummer erhalten Sie üblicherweise vom Vermieter oder Verwalter, in dessen Auftrag Sie die Abrechnung erstellen. Alternativ können Sie einen eigenen Nummernkreis für die von Ihnen erstellten Abrechnungen verwenden. Achten Sie bitte darauf, dass jeder gewerbliche Nutzer eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer erhält. In einer Liegenschaft können selbstverständlich gemischt gewerbliche und private Nutzer vorhanden sein.

Wichtig: Das Häkchen „Gewerblich“ darf nur dann gesetzt werden, wenn Vermieter und Mieter vorsteuerabzugsberechtigt sind. Andernfalls ergibt sich bei unterschiedlichen Steuersätzen in den zu verteilenden Kostenarten eine fehlerhafte Abrechnung.

Die zusätzlich noch benötigte Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der zu verwendende Mehrwertsteuersatz sind bei den Grunddaten des zugehörigen Verwalters einzutragen.

Bild 2: Vervollständigen der Verwalterangaben für eine Rechnungslegung gemäß § 14 UStG

Um eine korrekte Rechnung gemäß § 14 UStG zu erstellen, muss die Steuer-Nr. oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer eingetragen sein. Erfolgen beide Angaben, so wird die Steuer-Nr. auf der zugehörigen Einzelabrechnung gedruckt. Zusätzlich ist der in Ansatz zu bringende MwSt.-Satz in Prozent anzugeben. Üblicherweise ist dies der aktuelle Standard-Mehrwertsteuersatz (zur Zeit 19%).

Nach diesen Eingaben erzeugt das eddi24-Abrechnungsmodul für die als gewerblich gekennzeichneten Nutzer eine Einzelabrechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG genügt. Den gewerblichen Nutzern dient eine solche Einzelabrechnung gegenüber dem Finanzamt als Nachweis über den Vorsteuerabzug. Nicht gewerbliche Nutzer erhalten die Abrechnung nach wie vor in der bisher gewohnten Form.

Auf der Übersicht sind die Abschnitte für gewerbliche und nicht gewerbliche Nutzer ebenfalls unterschiedlich gestaltet. So kann der Vermieter oder Verwalter sofort erkennen, um welche Art Nutzer es sich handelt und hat alle relevanten Daten beider Ausprägungen im Blick.

Nachfolgend sehen Sie die Musterabrechnung mit Beteiligung eines gewerblichen Nutzers, die alle Anforderungen des § 14 UStG erfüllt.

Muster Heizkostenabrechnung Übersicht Gewerblich

Muster Heizkostenabrechnung Gewerblich

Abrechnung von Heizkosten und Warmwasser

Bei der Abrechnung der „warmen Nebenkosten“ ist nach Überarbeitung der Heizkostenverordnung von 2009 Änderungen in Kraft getreten, die Sie bei der Erstellung Ihrer Heizkostenabrechnung unbedingt beachten sollten

Die nachfolgenden Erläuterungen sollen Ihnen helfen bereits bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung der Heizkostenabrechnung Fehler zu vermeiden.

1. Was muss bei der Abrechnung von Heizkosten und Warmwasser beachtet werden?

  1. Zunächst ist der Vermieter nach dem Mietrecht verpflichtet eine Heizkostenabrechnung in schriftlicher Form seinen Mietern zur Verfügung zu stellen.
    Die Heizkostenabrechnung ist immer Bestandteil der gesamten Betriebskostenabrechnung und ist ein eigenständiges Dokument. Damit soll die separate Abrechnung der Heizkosten für den Mieter nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  2. In einer Heizkostenabrechnung werden nur folgende Kostenarten abgerechnet:
    • Heizkosten
    • die Kosten für die Erwärmung des Brauchwassers (Warmwasser)
    • Heiznebenkosten
  3. Die Heizkosten dürfen nicht pauschal auf die Mieter verteilt werden (z.B. nach Quadratmetern) sondern müssen zu einem bestimmten Teil nach dem Verbrauch der jeweiligen Mieter berechnet werden.

2. Warum müssen Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden?

Eine Aufteilung z.B. nach Fläche ist nicht gerecht, da einige Mieter dann nie die Möglichkeit haben, durch sinnvolles Sparverhalten ihre Heizkosten zu senken. Diese müssen immer für die Mieter, die nicht auf die Heizkosten achten, anteilig der Wohnfläche mit bezahlen. Eine Heizkostenpauschale im Mietvertrag ist nicht zulässig.

Der Gesetzgeber hat daher Regeln aufgestellt wie die Kosten für Wärme gerecht unter den Mietparteien aufgeteilt werden.
Diese Regelungen sind in der sogenannten Heizkostenverordnung (HKVO) vom 01.01.2009 niedergeschrieben. Die Heizkostenverordnung sieht vor, die Kosten für Wärme und ggf. die Warmwasseraufbereitung in Grundkosten und Verbrauchskosten aufzuteilen. Die Grundkosten werden aufgrund der jeweiligen beheizten Flächen im Verhältnis zur Gesamtfläche berechnet, die Verbrauchskosten werden über Zähler (Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler) ermittelt.

Als Verhältnis zwischen Grundkosten- und Verbrauchskosten, dem sogenannten Abrechnungsmaßstab, sind folgende Aufteilungen zulässig:

  • 50% Grundkosten und 50% Verbrauchskosten
  • 40% Grundkosten und 60% Verbrauchskosten
  • 30% Grundkosten und 70% Verbrauchskosten

Weiterhin sind unterschiedliche Maßstäbe für Heizung und Warmwasser möglich.
Für die Praxis bedeutet das, dass Sie bei Häusern, in denen Sie den Wärmeverbrauch im Wesentlichen messen können, mit dem Abrechnungsmaßstab 30 / 70, also 30% nach Grundkosten und 70% nach Verbrauch, meist richtig liegen.

Hinweis
§6 HKVO, §7 HKVO (Wärme) und §8 HKVO (Warmwasser).
Wie Sie dies in eddi24 anwenden lesen Sie bitte unter Tipps zur korrekten Heizkostenabrechnung nach.

3. Wann muss ein Verbrauchsanteil von 70% angesetzt werden?

Wird bei der Heizkostenabrechnung der Verbrauchsanteil höher gewertet, so fällt dem Nutzer sein schlechtes Heizverhalten eher auf. Er wird dann den Vermieter bzw. Eigentümer darauf ansprechen, ob die Heizkosten gesenkt werden können. Besitzern mit energetisch ungünstig beschaffenen Objekten ist also daran gelegen hier Abhilfe zu schaffen um ihren Mietern günstige Verbrauchskosten bei gleichem Heizverhalten zu ermöglichen.

Der Gesetzgeber schreibt daher die Anwendung eines Verbrauchsanteiles von 70% vor, wenn das Gebäude

  • das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16. August 1994 (BGBl. I S. 2121) nicht erfüllt und
  • mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt wird und
  • in dem die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind.

Die Vorschrift entfällt, wenn einer der 3 Punkte nicht erfüllt ist. Da die Beurteilung Kriterien nicht immer ohne Weiteres möglich ist, sollte eine Fachkraft wie beispielsweise ein Energieberater hinzugezogen werden (dies kann gerade bei „älteren“ Gebäuden, die vor 1994 errichtet wurden, empfehlenswert sein).

Hinweis
Tipp zu Punkt 3: sind die durch die Wohnung laufenden Rohrleitungen zur Wärmeverteilung vollständig gedämmt (also verkleidet), ist dieser Punkt nicht erfüllt und daher entfällt die Vorschrift.

4. Kann der Aufteilungsmaßstab geändert werden?

Vor Einführung der Heizkostenverordnung vom 01.01.2009 konnte die Aufteilung zwischen Grund- und Verbrauchskosten nur ein einziges Mal innerhalb der ersten 3 Abrechnungsjahre geändert werden. Eine weitere Anpassung war nicht ohne Weiteres möglich.

Nun kann aufgrund von sogenannten „sachgerechten Gründen“ (nachträglicher Einbau einer Wärmedämmung oder einer modernen Zentralheizung, siehe §6, Abs. 4 HKVO) der Aufteilungsmaßstab auch nachträglich geändert werden.
Dabei ist zu beachten, dass die Mieter über die Änderung vor Erstellung der Heizkostenabrechnung schriftlich informiert werden.

Hinweis
Auf keinen Fall dürfen Sie jedoch durch Variation des Abrechnungsmaßstabes von Abrechnungsjahr zu Abrechnungsjahr Ihren Kostenanteil als Vermieter zu Ihren Gunsten beeinflussen.

5. Wann sollte man den Aufteilungsmaßstab ändern?

Ist bei der Heizkostenabrechnung z.B. eine Grundkostenanteil von 40% oder gar 50% eingestellt, so ist der Einspar-Effekt bei Mietern mit wirtschaftlichen Heizverhalten nicht hoch (also nur 60% oder gar 50%). Errechnen sich die Heizkosten der Mieter jedoch über einen hohen Verbrauchsanteil (also 70%), so ist der Wille Geld einsparen zu wollen erheblich größer da durch die daraus entstehenden höheren Kosten die Auswirkungen des hohen Verbrauchs für den Mieter direkt spürbar werden.
Bei geringem Verbrauchsanteil und hohen Grundkostenanteil zahlen Mieter mit einem niedrigen Verbrauchsanteil für Mieter mit einem hohen Verbrauchsanteil mit.

6. Was für Heiznebenkosten gehören zu den Heizkosten?

Folgende zulässige Heiznebenkosten können in einer Heizkostenabrechnung enthalten sein:

  • 11% Amortisierung der Messgeräte
  • Bedienung, Wartung und Pflege, Heizungskundendienst
  • Betriebsstrom Heizung
  • Eichgebühren
  • Gerätemiete
  • Immissionsmessung
  • Kaminfegen/Schorsteinfeger
  • Kesselreinigung
  • Tankreinigung
  • Kosten der Verbrauchserfassung (Ablesung)

7. Ist das Warmwasser immer in der Heizkostenabrechnung enthalten?

Nein, immer dann nicht wenn die Kosten der Erwärmung des Brauchwassers nicht über eine zentrale Heizanlage erfolgt.

Dies ist zum Beispiel der Fall bei separaten Warmwasser-Boilern, die elektrisch betrieben werden. Hier werden die Kosten über die Stromrechnung des jeweiligen Mieters abgerechnet.

Hinweis
Die Kosten des Wassers selbst sind Bestandteil der Nebenkostenabrechnung.

Wann besteht Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und wann nicht?

Die Nebenkosten übersteigen mancherorts die Miete. Für Vermieter und Mieter ist es gleichermaßen wichtig, die Nebenkosten richtig zu erfassen und korrekt im Rahmen der Nebenkostenabrechnung zu verteilen. Dazu haben die Parteien verschiedene Möglichkeiten.

1. Vereinbarung einer Warmmiete

Vielfach war die Vereinbarung einer Warmmiete üblich. Danach gelten sämtliche Nebenkosten als mit der Miete bezahlt. Der Vermieter trägt das Risiko von Verbrauchs- und Preissteigerungen. Im Hinblick auf die Vorgabe der Heizkostenverordnung, nach der zumindest die Heizkosten wenigstens zu 50 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen sind, wird die Warmmiete eher selten vereinbart.

Erlaubt ist die Warmmiete allerdings nach wie vor in Zweifamilienwohnhäusern oder Einfamilienhäusern mit Einliegerwohnung, in denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt. In diesen Fällen besteht keine Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

2. Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale

Nach § 556 II BGB können die Parteien bedingt vereinbaren, dass der Mieter die Nebenkosten unabhängig von seinem Energieverbrauch als Pauschale bezahlt. Aufgrund der Vorgabe der Heizkostenverordnung ist diese Variante auch nur bei der Nettokaltmiete oder einer Teilinklusivmiete zulässig oder in vom Vermieter selbst bewohnten Zweifamilienwohnhäusern erlaubt.

Der Mietvertrag sollte dann detailliert beschreiben, welche Positionen durch die Pauschale abgegolten werden und welche eventuell gesondert zu zahlen sind. Wegen der Geltung der Heizkostenverordnung muss auf jeden Fall der Heiz- und Warmwasseranteil zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden und kann insoweit nicht pauschal erfasst werden. Insoweit ist der Vermieter zur Nebenkostenabrechnung verpflichtet.

3. Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlungen

Üblicherweise vereinbaren die Parteien des Mietvertrages die Zahlung einer Kaltmiete in Verbindung mit einer Nebenkostenvorauszahlung. Dann zahlt der Mieter im Hinblick auf die voraussichtlich entstehende Nebenkostenlast eine monatliche Vorauszahlung. Der Vermieter richtet die Höhe der Vorauszahlungen an seinen Erfahrungswerten aus.

In diesem Falle sind beide Parteien jeweils daran interessiert, im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung festzustellen, ob der Mieter mit seinen Vorauszahlungen zu viel oder zu wenig bezahlt. Hat der Mieter zu wenig bezahlt, steht dem Vermieter eine Nachzahlung zu. Hat der Mieter zu viel bezahlt, muss der Vermieter den überzahlten Betrag erstatten. Der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung steht das Recht des Vermieters gegenüber, eine solche zu erstellen.

Vorauszahlungspflicht muss mietvertraglich vereinbart sein

Rechtsgrundlage zur Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlung ist § 556 BGB. Voraussetzung ist, dass der Mieter mietvertraglich zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet ist. Der Vermieter hat dazu zwei Möglichkeiten. Zum einen kann er die Nebenkosten im Detail im Mietvertrag auflisten. Ansonsten genügt der allgemeine Hinweis auf die Einbeziehung des § 2 Ziffer 1 – 16 Betriebskostenverordnung. Darüber hinaus kann er sonstige Nebenkosten im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV einzeln bezeichnen und auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist jedoch, dass auch diese Nebenkosten umlagefähig sind.

In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, regelmäßig die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und über die Vorauszahlungen des Mieters konkret abzurechnen.

Die Abrechnungspflicht besteht auch bei Leerständen. Der Vermieter darf Nebenkosten für leer stehende Wohnungen nicht auf die anderen Mieter umlegen. Die anfallenden Kosten trägt er selbst und muss leer stehende Flächen bei der Kostenverteilung so ansetzen, als würden sie benutzt.

Formalien beinhalten Risiken

Die Nebenkostenabrechnung bezieht sich regelmäßig auf einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter genau 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zugehen zu lassen. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er vom Mieter keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Die Erstellung einer formell und materiell rechtswirksamen Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Angelegenheit. Für den Vermieter ist es Arbeit ohne Gegenleistung. Schließlich verursacht der Mieter die Kosten, für den Vermieter sind sie durchlaufende Posten. Zugleich hat der Vermieter oft das Problem, dass er selbst die Abrechnungs- und Ausschlussfrist beachten muss, seinerseits aber auf die zuverlässige Abrechnung der Kostenträger angewiesen ist.

Über den Autor:

Dieser Beitrag wurde von Dennis Hundt verfasst. Als Immobilienkaufmann betreibt Dennis Hundt unter anderem die Portale Nebenkostenabrechnung.com und Mietrecht.org.