Moderne elektronische Heizkostenverteiler (HKV) haben ein Display, das zyklisch unterschiedliche Daten anzeigt. Alle nachfolgenden Erläuterungen orientieren sich an dem weitverbreiteten HKV Qundis Q caloric 5.5, sind aber sinngemäß auch auf viele andere elektronische HKV übertragbar. Welchen der angezeigten Werte Sie benötigen hängt davon ab, ob

• Ihre Heizkostenverteiler stichtagsprogrammiert sind oder nicht
• Sie eine Hauptablesung oder eine Zwischenablesung durchführen.

Was bedeutet stichtagsprogrammiert?

In stichtagsprogrammierte HKV ist ein jährlich wiederkehrendes Datum, das durch Tag und Monat  gekennzeichnet ist, einprogrammiert. Dieser Stichtag ist gleich dem jährlich wiederkehrenden letzten Tag des Abrechnungszeitraums und wird üblicherweise bei der Montage der HKV durch Fachpersonal eingestellt. Als Voreinstellung dient meist der 31.12. Unmittelbar nach Ablauf des Stichtags geschehen im HKV zwei wesentliche Dinge:

• Der aktuelle Verbrauch wechselt auf 0, das heißt der HKV fängt für den neuen Abrechnungszeitraum wieder bei 0 an zu zählen.
• Der gesamte Vorjahresverbrauch, das heißt der aktuelle Verbrauch der am Stichtag um 23:59:59 Uhr vorgelegen hat, wird als sogenannter Memory-Wert gespeichert.

Der Memory-Wert (oder auch Stichtagswert) bleibt ein ganzes Jahr im HKV bestehen und wird erst beim nächsten Ablauf des Stichtags – 12 Monate später – mit dem dann vorliegenden Gesamtverbrauch überschrieben. Dadurch können Sie bis zu einem Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode den zugehörigen Verbrauch des HKV ablesen und sind nicht auf eine zeitnahe Ablesung zum Stichtag angewiesen.

Ist in den HKV kein Stichtag einprogrammiert, so handelt es sich um einen Relativzähler oder Durchläufer, bei dem der aktuelle Verbrauch ohne Nullstellung immer weiter fortgeschrieben wird und für den es keinen Memory-Wert gibt. In diesem Fall ist eine zeitnahe Ablesung zum Abrechnungsende unumgänglich, um einen zutreffenden Verbrauchswert zu erhalten.

Wichtig:
Wenn Sie einen stichtagsprogrammierten HKV haben, dann dürfen Sie den Memory-Wert erst nach Ende des Abrechnungszeitraums ablesen. Andernfalls würden Sie den Gesamtverbrauch der vorherigen Abrechnungsperiode verwenden, was die aktuelle Abrechnung grob verfälschen kann. Verwenden Sie den Memory-Wert nicht, bevor der aktuelle Verbrauch wieder auf 0 gewechselt hat! Dies ist ein zuverlässiges Kriterium dafür, dass der HKV den Stichtag erkannt und die damit verbundenen Umstellungen vorgenommen hat.

Wie erkenne ich, ob mein Heizkostenverteiler stichtagsprogrammiert ist?

Wenn eine der zyklisch wechselnden Anzeigen am Display Ihres HKV eine Zahl mit vorangestelltem „M“ enthält, so ist dies in der Regel der Memory-Wert und Ihr Heizkostenverteiler ist stichtagsprogrammiert. Gibt es keine solche Anzeige, so ist Ihr Heizkostenverteiler nicht stichtagsprogrammiert. In diesem Fall steht nur der aktuelle Verbrauch zur Verfügung, das heißt eine Zahl ohne vorangestelltes „M“. Der aktuelle Verbrauch ist auch für stichtagsprogrammierte HKV verfügbar.

Welchen Wert brauche ich?

Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen, welcher Wert in Ihrer Situation für die Abrechnung zu verwenden ist. Neben der Frage der Stichtagsprogrammierung spielt dabei eine Rolle, ob es sich um eine Haupt- oder um eine Zwischenablesung handelt. Unter einer Hauptablesung versteht man die reguläre Ablesung zum Ende der Abrechnungsperiode. Eine Zwischenablesung liegt dagegen vor, wenn ein Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode auszieht und die Zählerstände zum Auszugstag festzuhalten sind. Diese sind dann zugleich die Anfangsstände des Nachmieters oder eines sich anschließenden Leerstandes.